Steht die Teilnahme an einer Weihnachtsfeier allen Angehörigen des Betriebs offen, handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung, die grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt. Konsequenz ist, dass Zuwendungen und Geschenke lohnsteuerfrei sind, soweit sie zusammen mit den übrigen Kosten den Betrag von 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Maßgebend ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer.

Es müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Zu den Aufwendungen, die einer Betriebsveranstaltung zuzuordnen sind, gehören z. B.

• Speisen, Getränke und Süßigkeiten,
• Fahrt- und Übernachtungskosten,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische oder artistische Darbietungen,
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen (wenn es sich um einen Teil der geselligen Veranstaltung handelt), oder
• Geschenke ohne bleibenden Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier. Der Wert des Geschenks ist bei der Ermittlung des Höchstbetrags von 110 € einzubeziehen.

Es sind alle Aufwendungen zu addieren. Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen. Die Gesamtsumme wird durch die Anzahl aller Teilnehmer geteilt. Liegt das Ergebnis pro Arbeitnehmer nicht über 110 € handelt es sich insgesamt um lohnsteuerfreie Zuwendungen. Es sind alle Aufwendungen bei der Ermittlung der 110-€-Höchstgrenze einzubeziehen, unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. 

Wichtig! Der Höchstbetrag von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten, und seine Kinder entfallen, den Höchstbetrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Das heißt, 110 € werden immer als steuerfreie Zuwendung behandelt, der übersteigende Betrag jedoch nicht. Der übersteigende Betrag kann bei der individuellen Lohnabrechnung erfasst oder pauschal mit 25% versteuert werden.

Hinweis: Zu den begünstigten Kosten anlässlich einer Weihnachtsfeier gehören auch die Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung. Diese sind in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen. Weihnachtsgeschenke des Arbeitgebers sind somit lohnsteuerfrei. Dies gilt auch dann, wenn die Geschenke nachträglich an Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten.